初心者・主婦でもわかるブログ運営・生活お役立ち・MOS〜プログラミング

はじめてのことを見栄子さんが実践しながら、初心者目線でわかりやすくポイントを紹介していく実践公開ブログです。

Access 2016 基礎編・応用編の授業終了・アクセスの重要性と『宿泊予約管理・アルバイト勤務管理』データベースの作成へ

見栄子さんがITの学校に通い始めてもうじき1ヶ月になろうとしています。どんどん進むスピードになんとかついていくのがやっとの状態です。今回はAccess 2016の授業の中での大切なポイントと実際の学習体験の感想をご紹介していきます。

 

Excelで学んだデータベースの機能をさらに効率よくデータの入力や更新が出来るだけでなくディスク容量を節約できるメリットがあります。エクセルで全部作業すれば良いんじゃないの?と見栄子さんも考えていましたが、実際に学んだ感想は、『これは便利・エクセルより遥かに便利』この一言です。まず、きちんと理解していくためにも、アクセス特有の言葉と意味をご紹介します。

 『4つのAccess基本オブジェクト』

  1. テーブル:特定のテーマや目的に沿って集められたデータを蓄積するオブジェクト
  2. クエリ:テーブルデータを元にデータを加工するオブジェクト
  3. フォーム:テーブルやクエリデータを入力しやすく見やすくするオブジェクト
  4. レポート:テーブルやクエリデータを印刷するオブジェクト

アクセスを4つのオブジェクトに分割するメリット

  1. 同じデータを入力する手間が省ける。(データの再利用が出来る)
  2. 入力ミスを防ぐことが出来る。
  3. 入力ミスによる集計ミスを防ぐことができる。
  4. 目的のデータを抽出して様々な形式のレポートを容易に作成出来る。

 

アクセスですると便利なデータとは

  • 企業が取り扱う大量データを効率よく管理するソフト
  • 社員情報管理(個人情報まとめや社員コード・部署コード管理)
  • 顧客情報管理(年齢別・地域別・購入日付)
  • 売上情報管理(単価・数量・日付別・月別・年別・商品別)
  • 宿泊予約管理
  • IT学校の授業クラスコース管理        などなどです

アクセスはエクセルは似た作業のところがあるので、エクセルをまず、基本ベースとして操作を充分に理解していないと、アクセスまで習得していくことは難しくなります。見栄子さんはExcel がまだ中途半端の習得状況ですので、関数の覚えも悪く、アクセスの関数も教材を見ながらでないと操作が進みません。やはりエクセルは重要ですね。Access 2016では基礎編と応用編の2冊が用意されています。ぎっちりとした内容です。

よくわかる Microsoft Access 2016 基礎

よくわかる Microsoft Access 2016 基礎

  • 作者: 富士通エフ・オー・エム株式会社(FOM出版)
  • 出版社/メーカー: 富士通オフィス機器
  • 発売日: 2016/04/20
  • メディア: 大型本
  • この商品を含むブログを見る
 

基礎編

全9章・ページ数が285ページになります。基礎編のポイントを見栄子さんが実際に授業で習った内容を紹介していきます。

データベース構築の流れ・具体的な手順  

  1. データベースを設計する
  2. データベースを新規に作成する
  3. テーブルを作成する
  4. リレーションシップを作成する
  5. クエリを作成する
  6. フォームを作成する
  7. レポートを作成する

文字にすると簡単そうに見えますが、テーブルを作成するのが結構大変です。幾つもテーブルを作成するので実際、何をこのデータベースを使って実現して行きたいのかが重要な感じでしょうか。データの正規化作業(テーブルをいくつ作成するかということ)が一番、頭を使う部分かもしれないですね。テーブルとは例えば、企業の社員一覧を作るときに社員コードと社員名を一つとして『テーブル』というデータを作成します。別テーブルでは部署コードと部署名のテーブルを作成します。この様に、分けられるだけ細かく分けて『テーブル』を沢山作るイメージです。講師の話では、多いデータだと7つも8つもテーブルが必要になるケースもある様です。

Access 2016も『章Chapter』ごとにテーマがあり、学習していく流れです。前半のChapter4までがテーブルの作成とテーブルでのポイントの『リレーションシップ(テーブル同士の相関図のようなもの)』を作って、参照整合性の重要性について解説されています。リレーションシップに参照整合性(紐付け)がちゃんとされていないと、あとあとデータ同士がリンクしなくなるので必要です。

Chapter5  クエリを作って加工

いくつか作成したテーブルをクエリ上で仮装テーブルを編成することができるようになります。必要なフィールドの抽出・複数のテーブルの合体・フィールドデータを元に計算などができます。クエリで重要なことは

  • 演算フィールド:ここでも様々な関数が出てきます。LikeとBetweenなどなど多数
  • パラメータークエリ:例えば2月1日から2月31日までの売上を抽出してデータが欲しい場合に操作する人が楽に作業ができるようにあらかじめ仕組みを組み込んでおいて『年月日』を入力すれば、集計したデータが自動的に上がってくるなど

見栄子さんもどんどん、こんがらがります。パラメータクエリが便利なのはよくわかりますね。企業ではこういうデータ抽出を頻繁にすることになるのでマスターしていると便利ですよね。 

Chapter9章までで、そのあとフォームの作成方法・レポートの作成方法で終了です。巻末に総合問題1・2がありましたので見栄子さんはチャレンジしました。3時間かかりましたが、エクセルみたいなことはなく、なんとか全部回答することが出来ました。見栄子さんは基礎的なエクセル能力は低いですが、アクセスは考え方が理解しやすく関数や演算以外は、操作できたように思います。基礎編は駆け足ですが、1週間もかからず、授業が終了しました。かなりのハードスケジュールでした。

  

Microsoft Access 2016 応用

Microsoft Access 2016 応用

  • 作者: 富士通エフ・オー・エム株式会社(FOM出版)
  • 出版社/メーカー: 富士通オフィス機器
  • 発売日: 2016/07/01
  • メディア: 大型本
  • この商品を含むブログを見る
 

応用編

全10章 ページ数で305あります。基礎編と変わらず、ボリューム満点です。

応用編では基礎がベースでさらに便利な機能を紹介している教材になります。一番重要なポイントは『アクションクエリ』を理解することです。アクションクエリの作成方法

  1. デザインビューからクエリを作成する。
  2. 抽出条件を入れる。
  3. クエリの種類を選択する。
  4. クエリに名前を付けて保存する。
  5. 最後に必ず 実行して動作を確認して完了。

アクションクエリは4つあって『テーブル作成クエリ』『削除クエリ』『追加クエリ』『更新クエリ』でどれも慎重に実行しないとデータを削除しかねないなと見栄子さんは感じました。

 

Chapter11 便利機能は結構重要です。実際の企業で使っている機能ですね。

  • ハイパーリンク設定では、URLやメールアドレスや既存ファイルへ簡単にアクセスできるようにしています。
  • インポート機能とエクスポート機能ではワード・エクセルなどと連携して作業ができるので便利ですね。例えば、ワードで事前に手紙の文章を作成しているケースで送りたい法人リストが数百ある場合とかアクセすデータをワードの宛名スペースに連携させると全法人企業への手紙が一瞬で作成できたり、などなど。
  • 条件付書式では例えば、在庫管理しているアクセスデータで商品の在庫数があらはじめ設定している最低在庫以下になると赤文字などで知らせる機能。商品の在庫管理者などが発注忘れを起こさない仕組みですね。
  • データベースの最適化と修復 データベースのセキュリティーに関すること・パスワード設定・AccDEファイル保存など

 

応用編の中で最後の総合問題1・2『宿泊予約管理データベースを作成する』『アルバイト勤怠管理データベース』課題があります。『宿泊予約サイト』を自分で構築する気分とコンビニエンスストアの店長の気分が味わえそうで楽しみです。残り総合課題の授業が楽しみです。